E-Rechnungspflicht 2025: Was Freelancer jetzt wissen müssen
Ab 2025 müssen alle Freelancer E-Rechnungen empfangen können. Hier erfährst du in 6 Minuten, was das bedeutet, welche Fristen gelten und wie du dich vorbereitest.
E-Rechnungspflicht 2025: Was Freelancer jetzt wissen müssen
Das Problem
Du erhältst eine E-Mail von deinem größten Kunden: "Ab sofort verschicken wir nur noch E-Rechnungen im XRechnung-Format."
Deine erste Reaktion: "Was ist XRechnung? Kann meine Software das überhaupt?"
Du bist nicht allein. Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Freelancer und Selbstständigen in Deutschland – aber die wenigsten wissen, was konkret auf sie zukommt. Viele denken, ein PDF per E-Mail sei bereits eine "E-Rechnung". Das stimmt nicht.
Warum die E-Rechnungspflicht kommt
Am 1. Januar 2025 trat in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte in Kraft. Das Ziel der Bundesregierung: Bürokratieabbau durch Automatisierung und Vereinfachung der Umsatzsteuermeldung.
Die Fakten:
- Ab 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
- Ab 2027: Auch das Versenden wird schrittweise Pflicht
- Ab 2028: Volle Pflicht für alle (auch Kleinunternehmen)
- Formate: XRechnung oder ZUGFeRD (strukturierte, maschinenlesbare Daten)
Was das bedeutet: Keine einfachen PDF-Rechnungen mehr im B2B-Bereich. Stattdessen strukturierte Daten, die automatisch verarbeitet werden können.
Was ist eine E-Rechnung wirklich?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Sie muss folgende Kriterien erfüllen:
- Strukturiertes Format: XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML)
- Maschinenlesbar: Kann automatisch in Buchhaltungssysteme importiert werden
- Norm EN 16931: Europäischer Standard für E-Rechnungen
XRechnung vs. ZUGFeRD: Der Unterschied
| Format | Beschreibung | Vorteil |
|---|---|---|
| XRechnung | Reines XML-Format | Standard für öffentliche Auftraggeber |
| ZUGFeRD | PDF + eingebettetes XML | Auch ohne Software lesbar (als PDF) |
Für dich als Freelancer: Deine Software sollte beide Formate unterstützen. ZUGFeRD ist praktischer, weil du die Rechnung auch ohne spezielles Programm öffnen kannst.
Die Übergangsfristen im Detail
Die Einführung erfolgt gestaffelt:
| Zeitraum | Was gilt | Betroffene |
|---|---|---|
| 1.1.2025 – 31.12.2026 | E-Rechnungen empfangen können (Pflicht)<br>Versenden noch optional (mit Zustimmung) | Alle B2B-Unternehmen |
| 1.1.2027 – 31.12.2027 | Versenden für Umsatz > 800.000 € Pflicht | Größere Unternehmen |
| Ab 1.1.2028 | Versenden für alle Pflicht | Alle (inkl. Kleinunternehmen) |
Wichtig: Auch wenn du erst ab 2028 E-Rechnungen versenden musst – ab 2025 musst du sie empfangen können!
Ausnahmen: Wann gilt die Pflicht nicht?
Du musst keine E-Rechnung erstellen bei:
- B2C-Geschäften (Rechnungen an Privatpersonen)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
- Steuerfreien Umsätzen nach § 4 UStG
Aber: Die Empfangspflicht gilt trotzdem ab 2025. Du musst E-Rechnungen von deinen Kunden verarbeiten können.
Was du als Freelancer jetzt tun musst
1. Prüfe deine aktuelle Rechnungssoftware (5 Minuten)
Stelle sicher, dass deine Software E-Rechnungen erstellen und empfangen kann.
Gängige Tools und ihre E-Rechnungs-Fähigkeit:
- Lexware, sevDesk, Papierkram: Meistens ja (aber oft kompliziert)
- Excel, Word-Vorlagen: Nein
- Blitzrechnung: Ja, XRechnung und ZUGFeRD bereits integriert
Test: Frag deinen Software-Anbieter konkret: "Unterstützt eure Software XRechnung und ZUGFeRD ab 2025?"
2. Richte einen Empfangsweg ein (10 Minuten)
Du brauchst einen Kanal für eingehende E-Rechnungen:
- E-Mail-Empfang mit strukturiertem Format
- API-Upload (falls deine Software das unterstützt)
- Plattform-Integration (z. B. über n8n automatisiert)
Mit Blitzrechnung: E-Rechnungen landen automatisch im System. Kein manuelles Eintippen, keine Fehler.
3. Informiere deine Stammkunden (2 Minuten)
Schick eine kurze Info an deine Hauptkunden:
"Ab 2025 kann ich E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format empfangen. Falls ihr umstellt, sendet die Rechnungen einfach an rechnung@meinedomain.de."
4. Teste eine E-Rechnung (5 Minuten)
Erstelle eine Test-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format und prüfe:
- Wird sie korrekt erstellt?
- Kannst du sie öffnen und lesen?
- Funktioniert der Import in deine Buchhaltung?
Automatisierung: Die versteckte Chance
Die E-Rechnungspflicht klingt nach Bürokratie – aber sie ist eine Chance für Automatisierung.
Vorher:
- Rechnung als PDF erstellen (3 Min)
- Per E-Mail versenden (1 Min)
- Manuell in Buchhaltung eintragen (5 Min)
= 9 Minuten pro Rechnung
Mit E-Rechnung & Automatisierung:
- Rechnung wird automatisch erstellt (0 Min)
- Automatisch versendet (0 Min)
- Automatisch in Buchhaltung importiert (0 Min)
= 0 Minuten pro Rechnung
Bei 20 Rechnungen pro Monat sparst du 180 Minuten = 3 Stunden.
Beispiel: n8n-Automatisierung
Mit Tools wie n8n kannst du Rechnungen vollautomatisch erstellen:
Trigger: Projekt abgeschlossen (z. B. in Asana)
→ Blitzrechnung API: Rechnung erstellen
→ E-Mail: Rechnung an Kunden versenden
→ Slack: Team benachrichtigen
Einmal eingerichtet, läuft alles automatisch.
Software-Empfehlungen für Freelancer
Wenn deine aktuelle Software E-Rechnungen nicht unterstützt, solltest du wechseln.
Worauf achten:
- ✅ XRechnung und ZUGFeRD Support
- ✅ API-Zugang (für Automatisierung)
- ✅ Einfache Bedienung
- ✅ Fair Pricing (keine versteckten Kosten)
Blitzrechnung ist speziell für Freelancer gebaut:
- API-first: Automatisierung von Tag 1
- Clean UX: Keine überladenen Menüs
- E-Rechnung Ready: XRechnung und ZUGFeRD integriert
- Schnell: Rechnung in unter 30 Sekunden
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Checkliste: Bist du E-Rechnungs-bereit?
- Software kann E-Rechnungen erstellen (XRechnung/ZUGFeRD)
- Software kann E-Rechnungen empfangen
- Empfangsweg ist eingerichtet (E-Mail oder API)
- Stammkunden sind informiert
- Test-Rechnung erfolgreich erstellt
- Automatisierung geprüft (falls gewünscht)
Noch nicht fertig? Blitzrechnung macht dich in unter 10 Minuten E-Rechnungs-fit.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht klingt komplizierter als sie ist. Mit der richtigen Software ist der Umstieg schmerzfrei.
Zusammengefasst:
- Ab 2025: Empfangspflicht für alle
- Ab 2027/2028: Versandpflicht (gestaffelt)
- Formate: XRechnung oder ZUGFeRD
- Deine Aktion: Software prüfen, ggf. wechseln
Die Umstellung ist auch eine Chance: Automatisiere deine Rechnungsprozesse und spare Zeit. Mit Blitzrechnung bist du nicht nur compliant – du arbeitest effizienter.
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Häufige Fragen (FAQ)
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD), die automatisch verarbeitet werden kann. Anders als PDF-Rechnungen enthalten E-Rechnungen maschinenlesbare Daten im XML-Format.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Freelancer?
Ab 1. Januar 2025 müssen alle Freelancer E-Rechnungen empfangen können. Das Versenden wird ab 2027 schrittweise Pflicht (mit Übergangsfristen bis 2028).
Welches Format brauche ich: XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate sind gesetzlich anerkannt. XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD kombiniert PDF mit XML. Deine Software sollte beide verarbeiten können. Für Freelancer ist ZUGFeRD oft praktischer, weil es auch als PDF lesbar ist.
Kann ich noch PDF-Rechnungen versenden?
Bis 2027 ja, mit Übergangsfrist. Ab dann wird E-Rechnung Pflicht (je nach Umsatz). Für B2C-Kunden (Privatpersonen) bleiben PDF-Rechnungen erlaubt.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
Technisch gesehen kannst du ab 2025 keine Rechnungen mehr von B2B-Kunden erhalten, die auf E-Rechnung umstellen. Die Software-Umstellung ist daher keine Option, sondern Pflicht.
Quellen
Über Till Kemper
Gründer von Blitzrechnung und Experte für E-Rechnungen und Automatisierung.
