E-Rechnung 2026: Was jetzt gilt – und was am 1. Januar 2027 kommt
Die Empfangspflicht läuft seit 2025, die Ausstellungspflicht startet 2027. Und ein Irrtum hält sich hartnäckig: Kleinunternehmer müssen niemals E-Rechnungen ausstellen – auch nicht ab 2028.
Wenn du in den letzten Monaten nach der E-Rechnungspflicht gesucht hast, bist du vermutlich auf drei verschiedene Jahreszahlen gestoßen: 2025, 2027, 2028. Alle drei stimmen – sie beschreiben nur unterschiedliche Pflichten.
Dieser Artikel sortiert den Stand im Herbst 2026. Und er räumt mit einem Irrtum auf, der es bis in die Ratgeber großer Steuerberatungen geschafft hat.
Der Stand heute: eine Pflicht gilt, eine nicht
Es gibt zwei Pflichten, und sie starten zu völlig verschiedenen Zeitpunkten.
E-Rechnungen empfangen musst du seit dem 1. Januar 2025. Ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze, ohne Ausnahme. Das gilt für jedes inländische Unternehmen – Freiberufler, GmbH, Kleinunternehmer.
E-Rechnungen ausstellen musst du 2026 noch nicht. Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 darfst du weiter auf Papier abrechnen oder – mit Zustimmung des Empfängers – ein einfaches PDF schicken.
Der häufigste Denkfehler: „Ich schicke meine Rechnungen doch längst per E-Mail, dann bin ich fein raus." Eine PDF-Rechnung ist umsatzsteuerlich keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 – XRechnung oder ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931. Entscheidend ist nicht, dass die Rechnung digital ankommt, sondern dass eine Maschine sie lesen kann.
Die Fristen im Überblick
Die Übergangsregelung steht in § 27 Abs. 38 UStG und staffelt sich nach Umsatz:
| Zeitraum | Ausstellen | Für wen |
|---|---|---|
| bis 31.12.2026 | Papier und PDF weiter erlaubt | alle |
| 01.01.2027 – 31.12.2027 | Papier und PDF weiter erlaubt | nur bei Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 € |
| ab 01.01.2027 | E-Rechnung Pflicht | Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € |
| ab 01.01.2028 | E-Rechnung Pflicht | alle inländischen B2B-Umsätze |
Maßgeblich für die 800.000-Euro-Schwelle ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 3 UStG im Vorjahr – für die erste Stufe also dein Umsatz im Kalenderjahr 2026. Das Jahr, das gerade läuft, entscheidet darüber, ob du in gut drei Monaten umstellen musst.
Für EDI-Verfahren gibt es eine Sonderregel: Sie bleiben mit Zustimmung des Empfängers bis zum 31. Dezember 2027 zulässig.
Der Irrtum: „Ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer"
Diesen Satz liest man überall. Er ist falsch.
Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde § 34a in die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung eingefügt. Der entscheidende Satz lautet:
Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.
Zwei Dinge sind daran wichtig. Erstens das Wort „immer". Zweitens der Ort: Die Regelung steht im Dauerrecht der UStDV, nicht in den befristeten Übergangsvorschriften des § 27 UStG. Sie hat kein Enddatum und läuft 2028 nicht aus.
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du also nie eine E-Rechnung ausstellen. Du darfst es freiwillig tun, verpflichtet bist du nicht – auch nicht ab 2028.
Woher kommt der Irrtum? Vermutlich aus einer Verwechslung. Zum 1. Januar 2028 fällt die 800.000-Euro-Grenze weg, die bis dahin über die Länge der Übergangsfrist entscheidet. Daraus wurde in vielen Texten „ab 2028 gilt es ausnahmslos für alle" – und die Kleinunternehmerbefreiung ist dabei unter den Tisch gefallen. Sie ist aber keine Übergangsfrist, sondern eine eigenständige Ausnahme.
Was Kleinunternehmer trotzdem müssen
Die Entwarnung gilt nur fürs Ausstellen. Beim Empfang gibt es keine Kleinunternehmerregelung:
- Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen entgegennehmen können. Technisch reicht dafür eine E-Mail-Adresse.
- Lesen: Du musst den Inhalt prüfen können. Eine XRechnung ist eine XML-Datei – ohne Viewer oder Software siehst du nichts Brauchbares.
- Archivieren: Der strukturierte Teil muss acht Jahre im Originalformat aufbewahrt werden.
Der letzte Punkt ist der, an dem in der Praxis am häufigsten etwas schiefgeht. Wenn du eine ZUGFeRD-Rechnung öffnest, ausdruckst und den Ausdruck abheftest, hast du die Aufbewahrungspflicht nicht erfüllt. Auch ein neu erzeugtes PDF ohne das eingebettete XML reicht nicht. Verloren ist das XML, sobald die Originaldatei gelöscht wird – und dann fehlt der Beleg.
Wann die Pflicht gar nicht greift
Auch außerhalb der Kleinunternehmerregelung gibt es Fälle, in denen du weiter PDF oder Papier schicken darfst:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) – die Pflicht betrifft nur B2B
- Kunden im Ausland – erfasst sind nur inländische Umsätze
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV; ab 250,01 Euro greift die Ausnahme nicht mehr
- Fahrausweise nach § 34 UStDV
- Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
Bei grenzüberschreitenden Geschäften gilt die Vereinfachung für Kleinbeträge allerdings nicht.
Was 2026 noch zu tun ist
Die ehrliche Antwort hängt davon ab, wo du stehst.
Wenn dein Umsatz 2026 über 800.000 Euro liegt: Du hast noch etwa drei Monate. Ab dem 1. Januar 2027 muss jede inländische B2B-Rechnung als strukturierter Datensatz rausgehen. Das ist der einzige Fall, in dem es gerade eilt.
Wenn du darunter liegst: Du hast bis Ende 2027 Zeit fürs Ausstellen. Die Empfangs- und Archivierungspflicht gilt aber jetzt schon – und die wird gern übersehen, weil sie nicht mit einem Stichtag in den Schlagzeilen stand.
Wenn du Kleinunternehmer bist: Für dich ändert sich beim Ausstellen nichts, dauerhaft nicht. Prüfe stattdessen, ob du eingehende E-Rechnungen sauber ablegst.
Unabhängig davon lohnt ein Blick auf die Gegenseite: Deine Geschäftskunden stellen gerade um. Wenn ein größerer Kunde ab Januar strukturierte Rechnungen erwartet, ist es angenehmer, das vorher geklärt zu haben – auch wenn du rechtlich noch nicht musst.
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Sobald Rechnungen strukturiert sind, werden sie maschinell erzeugbar. Das ist der unterschätzte Nebeneffekt der ganzen Umstellung: Aus einer lästigen Pflicht wird die Voraussetzung dafür, dass Rechnungen ohne dich entstehen.
Wie das praktisch aussieht, haben wir am Beispiel Stripe durchgespielt – von der Zahlung bis zur fertigen E-Rechnung ohne manuellen Schritt: Stripe Payment → Automatische Rechnung mit n8n.
Ein Sonderfall, der mit der Umstellung schwieriger wird, ist die Abrechnung im Namen eines anderen – typisch für Agenturen. Warum die meisten Tools daran scheitern, steht hier: Warum sevdesk und lexoffice Agenturen das Leben schwer machen.
Fazit
Im Herbst 2026 gilt: empfangen ja, ausstellen nein. Der nächste echte Stichtag ist der 1. Januar 2027, und er betrifft nur Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im laufenden Jahr. Für alle anderen wird es 2028 ernst – außer für Kleinunternehmer, die nach § 34a UStDV dauerhaft befreit bleiben.
Wer dir etwas anderes erzählt, verwechselt das Auslaufen der Umsatzgrenze mit dem Wegfall der Kleinunternehmerausnahme.
Quellen: § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 19 UStG, § 33 UStDV, § 34 UStDV, § 34a UStDV (eingefügt durch das Jahressteuergesetz 2024), EN 16931.
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Bei Zweifeln zu deiner konkreten Situation frag deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater.
Häufig gestellte Fragen
Nein. § 34a UStDV erlaubt Kleinunternehmern ausdrücklich, ihre Rechnungen 'immer' als sonstige Rechnung zu übermitteln – also weiter als PDF oder auf Papier. Die Vorschrift steht als Dauerrecht in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung und hat kein Enddatum. Empfangen und archivieren müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen aber sehr wohl, und zwar schon seit dem 1. Januar 2025.
Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen – für PDF brauchst du die Zustimmung des Empfängers. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber bereits, ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist.
Ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Lagst du darunter, hast du bis zum 31. Dezember 2027 Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze – mit Ausnahme der gesetzlich befreiten Fälle.
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, der maschinell verarbeitet werden kann. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Ein PDF ohne eingebettetes XML ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung.
Acht Jahre – die Frist wurde für Buchungsbelege ab 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Entscheidend ist, dass der strukturierte Teil im Originalformat erhalten bleibt. Ein Ausdruck oder ein neu erzeugtes PDF ohne XML erfüllt die Anforderung nicht.
Nein. Die Pflicht betrifft ausschließlich inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatpersonen und an Kunden im Ausland sind nicht erfasst.
Über Till Kemper
Gründer von Blitzrechnung und Experte für E-Rechnungen und Automatisierung.
